事務局便りvol.21（説明力向上委員会）

こんにちは。事務のFです。
法律事務所の事務員は、普段から弁護士、裁判所、お客様や役所など、さまざまな方とお話しする機会があります。
問い合わせを受ける事も多いですし、他の事務員とのコミュニケーションの頻度も高いです。
そのため、毎日必ず何かを説明するタイミングがあると言っても過言ではありません。
そこで、この年末年始を利用して、説明力向上のために読んだ本を紹介します。

「説明が上手い人」がやっていることを1冊にまとめてみた
著者：ハック大学　ぺそ（発行所：株式会社アスコム）

説明の基本から、様々な相手、立場、雰囲気、場面を想定した説明方法について紹介している本でした。
わたしには、あれもこれも全てを伝えなければ！と思ってしまい、口頭で散文的に説明してしまう癖がありました。
ですが、これは、説明をする時には1番ダメな方法だそうです！

・自分がなんのために説明をするのか

・相手は何を説明されると嬉しいのか

の２点が説明をする際のキーポイントになります。
自分が言いたい事ではなく、相手が欲しい情報を伝えることが、説明をする際の基本である、ということを学びました。
これまで、「説明をする相手には、全ての情報を伝えなければならない」と思い込み、情報を詰め込んだ説明、報告を行っていたため反省しました。

一方で、例えばお客様とお話しした場合は、その内容に関わらず、弁護士に全てを報告せねばなりません。
弁護士は、事案に関する全ての情報を集約させて、判断を行うため、事務局で情報の取捨選択はできないからです。
そのため、情報を詰め込んだうえで、伝わりやすい説明方法を追求していかなければならない！と強く感じました。

どういった方に、どういった説明方法が好ましいかは、場数を踏んで経験値を上げていくしかありません。
本で紹介されていた方法を駆使し、相手の欲しい情報、その情報を説明する順番、手段などに思考を巡らせ、よりよい法律事務を皆様にご提供していく所存です。
これまで以上に、皆様のお役に立てるように頑張ります。
本年もよろしくお願いいたします。
お読みくださり、ありがとうございました。

お問い合わせは以下よりお願い致します。
電話でお問合せ
LINEでお問合せ
メールでお問合せ